E-mail不要再用Dear...當開頭了!

寫商業e-mail一開頭的稱呼,到底要用Dear, Hi, 或直呼其名,John, Mike好呢?

有讀者寫信詢問,交情沒那麼好,用「親愛的」(Dear)叫對方,會不會像「裝熟」?

E-mail到底要不要用"Dear",不僅是老中有這個疑問,連老美、老英這些英文為母語也有很多關於這問題的討論。BBC有一篇文章 "Should e-mails open with Dear, Hi, or Hey?" 裡頭談到美國一名政治人物Giselle Barry疾呼:It's time we ditched "Dear..." from work e-mails.(工作的郵件不要再用Dear了。)富比世雜誌上也有一篇長長的文章 "Hi? Dear? The State Of The E-Mail Salutation",討論商業郵件打招呼到底要用Hi、Hello、Dear,還是都不必?

這篇文章的結論是:"Hi" is becoming more acceptable, and in many businesses, it's the norm.(Hi的接受度更高,就商業溝通而言,已經成為標準!)

儘管如此,這不代表用Dear有錯。

首先,先弄清楚Dear並不是很親熱的喊人「親愛的」;相反地,它是正式的打招呼。好比中文的DM信函上,一開頭常寫道「親愛的持卡人」、「親愛的旅客」,到上海、北京出差,常聽大陸人們用「尊敬的客戶」一樣。過去沒有e-mail時代,書信往返,不做第二選擇,開頭就是Dear。

富比世雜誌的編輯Susan Adams檢查自己的郵件信箱,也做了很多口頭訪問,她發現:現在除了很慎重的信件,大家很少Dear了。特別是e-mail,更常出現的是Hi, Hello,或直接稱呼對方名字,有些客戶的宣傳信,其至一開頭就用"Hi, there"。

Susan發現,大家不用Dear而選擇Hi的原因是:想創造輕鬆、友善一點的氣氛,這樣更容易得到你想要的回應。(Their goal is similar to mine: They want to sound relaxed and welcoming, to get us interested enough in their pitch to respond to it.)

拉近距離,用Hi或Hello都可以,Hi比Hello更輕鬆,加上名字之後用逗點而不是句點,例如:

Hi, Jane,

Hello, Morris,

John, (不要寫成 Dear John ,會讓人錯以為是「分手信」!)

有時候甚至會用更輕鬆的語氣:

Hey, folks,(夥伴們)

有時候寫給多人,像是同事、團隊成員,e-mail 可以這麼用:

Hi, Everyone,(尊重每一個人的個別性,而不是Dear all一整攤)

Dear Team Members,(主管寫給團隊成員可以這樣,寫給主管不要用Dear team members)

有些常見的寫法,帶有舊時代氛,建議不要再用:

(X) Dears,

(X) Dear Sirs,

(X) Dear Ladies and Gentlemen,

(X) Dear Boss,

(X) Dear All,

至於e-mail結尾,Best, Best wishes, Best Regards, Regards, Take Care.....都有,高科技產業裡現在很流行的結尾是"Cheers"。聽起有點振奮感!